Im Januar begann mein Tag mit einer Checkliste: OneNote-Inbox leeren, OneDrive-Inbox, Google Drive, iCloud. Vier Orte für Notizen, Belege und halbfertige Gedanken, die ich alle abarbeiten musste, bevor ich an etwas anderes denken konnte.

Dabei gab es die Struktur schon: Im Dezember hatte ich Tiago Fortes PARA-Methode (Projects, Areas, Resources, Archive) aus seinen YouTube-Videos übernommen, und Anfang Februar gab es dieselben nummerierten Ordner in drei Systemen. Ich hatte kein Ordnungsproblem. Ich hatte ein Zu-viele-Orte-Problem.

Ein Video und ein Dateiformat

Der Ausweg kam wieder von YouTube: Ende Februar brachte mich eine lange Reihe von Nick Milos Videos zu Linking Your Thinking auf Obsidian. Hängen blieb nicht die App, sondern was darunter liegt: einfache Markdown-Dateien in einem gewöhnlichen Ordner. Keine Datenbank, kein Export-Knopf, kein Anbieter, der in fünf Jahren über sie entscheidet. Jeder Editor und jedes Programm kann sie öffnen, auch eine KI.

Auszeichnungssprachen waren mir nicht neu. Ich arbeite seit Ende der 1970er-Jahre mit Computern; in den 1980ern lernte ich in meiner ersten Ausbildung zum Mathematisch-technischen Assistenten SGML kennen und formatierte Berichte auf dem Großrechner; später kam HTML dazu. Neu, und erst in diesem Jahrzehnt, war eine einzige einfache Auszeichnungssprache als Alltagsformat für alle meine Dokumente – die eine KI zudem viel günstiger lesen kann als ein PDF.

Obsidian wurde der Editor, und der Ordner wurde das System. Im Englischen heißt ein solcher Ordner voller Notizen „Vault“; ich sage hier Notizordner.

Der Umzug, mit Hilfe

Am 26. Februar schrieb ich Claude sinngemäß: Der Plan ist, zu Obsidian als zentralem Ordnungswerkzeug zu wechseln – PARA, Second Brain. Die nächsten Stunden gaben den Ton für alles Weitere vor.

Claude wandelte 45 Word-Dokumente in Markdown um, installierte einen Connector (im Fachjargon einen MCP-Server), um im neuen Notizordner selbst zu lesen und zu schreiben, und plante den Umzug der OneNote-Notizbücher. Am nächsten Morgen bat ich um einen druckbaren Obsidian-Spickzettel, weil ich die Tastenkürzel immer noch nicht kannte.

Der Assistent arbeitete also schon in meinen Notizen, bevor ich mich darin zurechtfand: Vom ersten Tag an war der Ordner ein gemeinsamer Arbeitsraum, kein Ablageort, zu dem ich gelegentlich einen Chatbot befragte.

Eine Lektion von Tag zwei

An diese erinnere ich mich nicht; meine Notizen schon. Am 27. Februar meldete eine der ersten Automatisierungen, ein Skript zur Weiterleitung von Mails ins neue Setup, bei jeder Nachricht „Forwarded“, während nichts ankam. Das Log gab genau wieder, was das Skript getan hatte, und schwieg darüber, ob es funktioniert hatte.

Die an diesem Tag notierte Lektion steht am Anfang einer inzwischen langen Liste: Ob etwas funktioniert, prüft man dort, wo es ankommen soll, nicht dort, wo es abgeschickt wurde. Sie kehrt in dieser Serie oft wieder.

Das Muster

Reiner Text als dauerhafte Schicht, und ein Assistent mit Zugriff darauf. Die App ist austauschbar; vieles von dem, was Obsidian für mich tat, habe ich später ersetzt. Die Dateien bleiben, und sie machen mich unabhängig: Reiner Text gehört niemandem außer mir, und kein Anbieter, keine Preiserhöhung und keine eingestellte App kann ihn mir nehmen.

Aus diesem Zugriff stammen die meisten Geschichten dieser Serie. Ein Assistent, der in deine Notizen schreiben kann, kann auch das Falsche schreiben, am falschen Ort, mitten in der Nacht. Zu entscheiden, was er darf, und herauszufinden, was er getan hat, war am Ende die eigentliche Arbeit.

Teil 1 von zwölf in der Serie darüber, wie ich mein AI OS gebaut habe. Warum ich das schreibe: das Vorwort.

Als Nächstes: Nach einem Monat lief fast nichts dort, wo es laufen sollte – also hielt ich inne, nahm Bestand auf und ließ mich von der KI nach meinen eigenen Anforderungen befragen.

* Hostnamen sind geändert (hier: Yavin, mein Heimserver). Die echten stammen aus einer anderen Saga.

Anhang – für alle, die selbst bauen

• Fang mit einem Ordner an, nicht mit einem App-Vergleich. Ich habe PARA genommen, weil es schon an drei Stellen existierte; da die KI den Ordner am meisten nutzt, reicht jede Struktur. Leg alles in Markdown ab.
• Lass den Assistenten umwandeln. Word-, OneNote- oder PDF-Exporte in Markdown zu überführen ist mühsame, nachprüfbare Arbeit, die eine KI gut erledigt; prüf stichprobenartig ein paar Dateien, statt ihrer Zusammenfassung zu vertrauen.
• Gib Zugriff mit Bedacht. Ein Connector (ein MCP-Server), der im Ordner liest und schreibt, macht aus einem Chatbot einen Mitarbeiter. Leg früh fest, wo er schreiben darf.
• Nutz von Anfang an Versionskontrolle. Ich habe git erst Monate später eingeführt; Obsidians eigener Dateiverlauf tut es auch. So oder so lässt sich jede Änderung des Assistenten nachvollziehen und rückgängig machen.
• Führ jeden Tag eine datierte Journalseite. Eine Zeile pro Thema wurde das Rückgrat von allem Späteren, auch dieser Serie.
• Definier „funktioniert“ am Ziel. Halt für jede Pipeline (eine Kette von Schritten, die etwas irgendwohin bringt, etwa Mails in deine Notizen) fest, woran du erkennst, dass es angekommen ist.
• Lern von Leuten, die ihr Setup zeigen. Meine Lehrer waren Tiago Forte (PARA) und Nick Milo (Obsidian). Folg pro Schritt einem Lehrer und übernimm seine Struktur, bevor du eine eigene erfindest.
• Was ich stattdessen erwogen habe: bei OneNote zu bleiben (ein geschlossenes Format, an das ein Assistent kaum herankommt), Notion (Datensätze statt Dateien) oder die vier Orte aufzuräumen (es wären vier geblieben). Entschieden habe ich mich für Markdown in einem Ordner, weil das Format offen ist, für eine KI günstig zu lesen und mir gehört, was auch immer aus einer App wird.

In meiner langen Laufbahn in der IT habe ich Betriebsmodelle entworfen und Transformationen geleitet, wo Systeme und Organisationen aufeinandertreffen. Seit Oktober 2025 mache ich das selbständig, mit eigener kleiner Firma.

Im Februar 2026 wandte ich dieses Handwerk auf mein eigenes Arbeitsleben an, mit einem KI-Assistenten als wichtigstem Partner. Aus dem Aufräumen von vier Inboxen wurden Notizen, Skripte, drei Rechner, etwa hundert geplante Jobs und ein Assistent, der über alles hinweg arbeitet – ein sogenanntes KI-Betriebssystem (englisch AI Operating System, kurz AI OS).

Warum ich es gebaut habe

Über den Zweck habe ich in diesem Jahr schon in The Intentional Living Engine (auf Englisch) geschrieben: Struktur und Rhythmus liegen mir, Willenskraft allein weniger, und das System hält im Blick, was mir wichtig ist. Diese Serie handelt von der Maschinerie darunter: wie sie entstand, wer welchen Teil gebaut hat und was kaputtging.

Warum ich darüber schreibe

Drei Gründe.

Die Grundlagen habe ich von Leuten gelernt, die ihre Setups zeigten, allen voran Tiago Forte und Nick Milo. Damit gebe ich etwas zurück.

Mit einer KI zu bauen ist für fast alle neu; das Nützliche steckt in Details, die keine Produktankündigung nennt: was schiefging, wessen Fehler es war, was am Ende gehalten hat.

Und Schreiben ist meine Art zu denken: Zwölf Beiträge über acht Monate Bauen zwingen mich zu sagen, was ich wirklich gelernt habe.

Wie die Beiträge entstehen

Jede Geschichte stammt aus meinen datierten Notizen, meinem Tagesjournal und der Commit-Historie. Wo die KI den Fehler gemacht hat, steht das im Beitrag; wo ich ihn gemacht habe, auch.

Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen liegt der Fokus auf der Software, der Technik, den Mustern und dem, was ich gelernt habe. Hostnamen sind geändert.*

Was kommt

Zwölf Beiträge nach diesem, der erste am 19. Oktober, danach alle drei Tage bis zum 21. November. Die deutsche Ausgabe erscheint zeitgleich mit der englischen, die auch auf meinem Familienblog steht. Jeder erzählt einen Teil der Geschichte, benennt sein Muster, zeigt, wie dieser Teil heute läuft, und endet mit Tipps zum Nachbauen.

Baust du dein eigenes System, erzähl mir, wie – unter martin@bilboconsult.com oder auf LinkedIn.

Die erste Geschichte beginnt mit vier Inboxen.

So entstehen die Beiträge: Ich gehe meine eigenen Aufzeichnungen mit Claudes Hilfe durch, Claude entwirft, und ich überarbeite jeden Beitrag, bevor er erscheint. Ich bin der verantwortliche Autor von allem, was ich veröffentliche.

* Hostnamen sind geändert (die Decknamen sind Falcon, Yavin, Bespin und Dagobah). Die echten stammen aus einer anderen Saga.